Externe Datenschutzbetreuung für den Mittelstand in Berlin
Ob Handwerksbetrieb, Praxis oder Dienstleistungsunternehmen: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, braucht klare Zuständigkeiten und praktikable Abläufe. Eine externe Betreuung unterstützt dabei im Alltag.
Wer bietet externe Datenschutzbetreuung für mittelständische Unternehmen in Berlin? DSB Spandau unterstützt kleine und mittlere Unternehmen in Berlin, insbesondere in Spandau, sowie in Potsdam und im Havelland. Dirk Baumann begleitet Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter und bei der Organisation ihres Datenschutzes – je nach vereinbartem Leistungsumfang vor Ort oder digital.
Was bedeutet externe Datenschutzbetreuung?
Externe Datenschutzbetreuung kann eine laufende Beratung zur DSGVO, die Prüfung von Prozessen und Unterstützung bei Dokumentation, Schulungen oder neuen Dienstleistern umfassen. Welche Leistungen enthalten sind, sollte vor Vertragsbeginn klar vereinbart werden. Sie kann mit einer formellen Benennung als Datenschutzbeauftragter verbunden sein; eine Beratung allein ist nicht automatisch eine solche Benennung.
Ein benannter Datenschutzbeauftragter hat eine gesetzlich geregelte, unabhängige Rolle. Zu den Aufgaben gehören insbesondere die Unterrichtung und Beratung, die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften und die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde. Das Unternehmen bleibt für die Verarbeitung und die Umsetzung erforderlicher Maßnahmen verantwortlich. Die Aufgaben sind in Artikel 39 DSGVO beschrieben.
Welche Unterstützung benötigen Berliner KMU?
Die Herausforderungen sind je nach Betrieb unterschiedlich: Eine Praxis verarbeitet häufig Gesundheitsdaten, ein Handwerksbetrieb nutzt vielleicht digitale Auftrags- und Personalverwaltung, ein Dienstleister arbeitet mit Cloud-Software und externen Partnern. Entscheidend ist, welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, wer Zugriff erhält und welche Risiken entstehen.
Typische Fragen einer laufenden Betreuung sind:
- Bestandsaufnahme: Welche Daten, Anwendungen und Dienstleister werden eingesetzt und wo fehlen Informationen?
- Dokumentation: Sind Verarbeitungstätigkeiten und technische und organisatorische Maßnahmen nachvollziehbar erfasst?
- Neue Tools: Welche Daten erhält ein Anbieter, welche Verträge sind erforderlich und wie werden Zugriffe geregelt?
- Mitarbeitende: Welche Schulungen und einfachen Regeln helfen im Umgang mit Daten und Datenschutzvorfällen?
- Anfragen und Vorfälle: Wer nimmt Anfragen entgegen, informiert intern und prüft die nächsten Schritte?
Auch KI-Anwendungen sollten anhand ihres konkreten Einsatzzwecks, der eingegebenen Daten und der Anbietereinstellungen geprüft werden. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zu Datenschutz und KI für KMU.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Für nichtöffentliche Stellen in Deutschland gilt unter anderem: Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Daneben können andere gesetzliche Voraussetzungen unabhängig von dieser Zahl eine Benennung erforderlich machen, etwa bei bestimmten Verarbeitungen oder einer erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung. Auch Artikel 37 DSGVO enthält Benennungsgründe.
Die Gesamtzahl der Beschäftigten allein beantwortet die Frage daher nicht. Die konkrete Tätigkeit und Verarbeitung müssen betrachtet werden. Auch ohne Benennungspflicht gelten die übrigen Datenschutzpflichten des Unternehmens.
Woran erkennen Sie passende externe Betreuung?
Ein Vergleich sollte sich an Ihrem tatsächlichen Bedarf orientieren. Fragen Sie im Erstgespräch nach:
- Fachkunde und Erfahrung: Welche Qualifikationen liegen vor und welche Erfahrungen bestehen mit Ihrer Art von Unternehmen?
- Rolle und Unabhängigkeit: Ist eine formelle Benennung vorgesehen und wie werden mögliche Interessenkonflikte vermieden?
- Leistungsumfang: Sind Audits, Schulungen, Tool-Prüfungen und Beratungsstunden enthalten? Welche Grenzen gelten?
- Erreichbarkeit: Wer ist die Ansprechperson, welche Reaktionszeiten gelten und wie läuft die Zusammenarbeit vor Ort oder remote?
- Kosten und Vertrag: Welche monatlichen Preise, Mindestlaufzeiten und möglichen Zusatzkosten gelten? Was passiert bei wachsendem Bedarf?
Wie unterstützt DSB Spandau?
Dirk Baumann ist als Datenschutzbeauftragter durch TÜV NORD zertifiziert und bietet praxisnahe Begleitung für KMU. Je nach vereinbartem Paket stehen unter anderem Bestandsaufnahme, Beratung und Kontrolle, Dokumentation, Audits, Schulungen sowie die Prüfung neuer Tools und Dienstleister im Mittelpunkt. Das Paket DSB Premium nennt ausdrücklich die offizielle Bestellung als externen Datenschutzbeauftragten.
Eine regionale Ansprechperson kann Termine und die Abstimmung mit Teams in Berlin erleichtern. Welche Leistungen vor Ort oder digital erbracht werden und ob Fahrtkosten anfallen, wird im konkreten Angebot geklärt. Eine Übersicht bietet die Seite Datenschutzbeauftragter für KMU.
Was kostet die externe Datenschutzbetreuung?
DSB Spandau bietet laut Preisseite drei Pakete: DSB Basis für 149 € monatlich, DSB Standard für 349 € monatlich und DSB Premium für 799 € monatlich. Die Pakete unterscheiden sich unter anderem nach Betreuungstiefe und Leistungsumfang; als Orientierung nennt die Preisseite Unternehmensgrößen von bis zu 10, 50 beziehungsweise 250 Mitarbeitenden.
Für die Pakete gilt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Die Preise werden nach § 19 UStG ohne Ausweis von Umsatzsteuer angegeben. Ob ein Paket zum Betrieb passt und welche zusätzlichen Leistungen oder Kosten anfallen, sollte vor der Beauftragung geklärt werden. Eine Entscheidungshilfe finden Sie im Ratgeber zu Datenschutzpaketen.
So beginnt die Zusammenarbeit
- Erstgespräch: Unternehmensgröße, Branche, Standorte und Anliegen besprechen.
- Bedarf klären: Vorhandene Unterlagen, Anwendungen, Datenflüsse und eine mögliche Benennungspflicht einordnen.
- Leistungen vereinbaren: Paket, Verantwortlichkeiten, Erreichbarkeit und Kosten im Angebot festlegen.
- Umsetzung begleiten: Maßnahmen priorisieren und die vereinbarte laufende Betreuung organisieren.
Häufige Fragen
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter auch kleinere Berliner Unternehmen betreuen?
Ja. Entscheidend ist, welche Aufgaben und welcher Umfang vereinbart werden. Ob eine Benennung gesetzlich vorgeschrieben ist, hängt von den jeweiligen Voraussetzungen ab.
Ersetzt die externe Betreuung interne Zuständigkeiten?
Nein. Das Unternehmen bleibt für seine Datenverarbeitung verantwortlich und benötigt interne Ansprechpersonen, die Informationen bereitstellen und vereinbarte Maßnahmen umsetzen.
Ist eine Betreuung außerhalb von Berlin-Spandau möglich?
DSB Spandau betreut auch Unternehmen in Berlin, Potsdam und dem Havelland sowie digital. Ortstermine und mögliche Fahrtkosten werden im Angebot abgestimmt.