Datenschutzerklärung

Stand: 20.04.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
DSB Spandau
Inhaber: Dirk Baumann
Siedlungsweg 2
13591 Berlin
Telefon: +49 (0)173 9494 263
E-Mail: baumann@dsb-spandau.de

2. Überblick: Was wir auf dieser Website machen (und was nicht)

•Keine Webanalyse/Analytics (z. B. Matomo, Google Analytics)
•Keine eingebundenen Google Fonts
•Keine KI-Tools auf der Website
•Kontaktformular → Speicherung im internen CRM und in Nextcloud (Kontaktdatenbank)
•Terminbuchung → Nextcloud-Termin-/Kalenderfunktion
•Newsletter-Anmeldung → Versand und Double-Opt-In über Brevo
•Seminaranmeldung → Speicherung/Organisation/Abrechnung in Nextcloud
•E-Mail-Kommunikation über mailbox.org
•Consent-/Cookie-Management über Cookiebot (Usercentrics A/S)

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

•Bereitstellung der Website (technischer Betrieb, Stabilität, IT-Sicherheit)
•Bearbeitung von Kontaktanfragen über das Kontaktformular
•Terminvereinbarung über die Nextcloud-Terminbuchung
•Versand des Newsletters „DSB & KI-Update“ einschließlich Double-Opt-In und Abmeldemanagement
•Seminarverwaltung (Anmeldung, Planung, Durchführung, Teilnehmerverwaltung) und Abrechnung
•Einwilligungsmanagement (Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen)

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

•Bestands- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Anschrift (insbesondere bei Seminaranmeldungen und Rechnungsstellung)
•Newsletterdaten: E-Mail-Adresse, Einwilligungsstatus, Zeitpunkt der Anmeldung, Double-Opt-In-Bestätigung, Abmeldestatus sowie technische Nachweisdaten
•Inhaltsdaten: Freitexte/Angaben, die Sie in Formulare eingeben
•Termindaten: gewählte Zeitfenster, Terminstatus, ggf. von Ihnen eingegebene Notizen
•Technische Daten (Server-Logfiles): z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite/Datei, Referrer-URL, Browser/OS (soweit technisch erforderlich)

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Kontext – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

•Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag): insbesondere bei Terminbuchungen und Seminaranmeldungen
•Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Betrieb und IT-Sicherheit der Website, Missbrauchs-/Fehleranalyse, effiziente Bearbeitung von Anfragen
•Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): insbesondere bei Newsletter-Anmeldungen sowie soweit Sie über das Consent-Tool in optionale Cookies/Dienste einwilligen

6. Hosting, E-Mail und Consent-Tool (Empfänger / Auftragsverarbeitung)

Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Mit diesen bestehen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung.

6.1 Webhosting bei ALL-INKL

Unsere Website wird betrieben bei:
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland

Dabei werden verarbeitet:

•Server-Logfiles zum technischen Betrieb und zur IT-Sicherheit
•Formulardaten (Kontaktanfragen, Seminaranmeldungen) und Termindaten, soweit diese über die Website erhoben und in unserem internen CRM bzw. in Nextcloud (siehe Ziffer 9) gespeichert werden

Serverstandort: Deutschland.

6.2 Nextcloud-Hosting (IONOS)

Unsere Nextcloud-Instanz (nextcloud.dsb-spandau.cloud) wird gehostet bei:
IONOS SE
Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland

Dabei werden verarbeitet:

•Kontaktdaten, Termindaten, Seminaranmeldungen sowie technisch erforderliche Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zugriffszeiten)

Serverstandort: Deutschland.
Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6.3 E-Mail-Kommunikation (mailbox.org)

Für geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir:
Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org)
Schwedter Straße 8/9a, 10119 Berlin, Deutschland

Verarbeitet werden Kommunikationsinhalte sowie technisch erforderliche Meta-/Verbindungsdaten.

6.4 Cookie-Einwilligungen (Cookiebot)

Wir verwenden auf unserer Website technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und die sichere Bereitstellung einzelner Funktionen erforderlich sind.

1. Cookie zur Speicherung der Cookie-Einwilligung (CookieConsent)
Dieses Cookie speichert Ihre Auswahl im Cookie-Banner, damit Ihre Einwilligungsentscheidung bei späteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann. Die Einbindung erfolgt über consent.cookiebot.com.
• Zweck: Speicherung der Cookie-Einstellungen
• Speicherdauer: 1 Jahr
• Anbieter: Usercentrics A/S (Cookiebot)

2. Session-Cookie für den geschützten internen Bereich (dsb_intern_session)
Dieses technisch notwendige Session-Cookie wird ausschließlich für den geschützten internen CRM-Bereich unter /intern verwendet. Es speichert eine Sitzungskennung, ist auf den Pfad /intern beschränkt und wird mit Ende der Browser-Sitzung gelöscht. Es dient dazu, angemeldete Sitzungen technisch und sicher zu verwalten.
• Zweck: Sichere Sitzungsverwaltung im geschützten internen Bereich
• Speicherdauer: bis zum Ende der Browser-Sitzung
• Anbieter: Eigene Website (dsb-spandau.de)
• Weitergabe an Dritte: keine

Die Nutzung dieser technisch notwendigen Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Anbieter / Dienstleister:
Usercentrics A/S
Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark
Telefon: +45 50 333 777
E-Mail: mail@usercentrics.com
Registrierungsnummer: DK34624607

6.5 Newsletter-Versand über Brevo

Für den Versand unseres Newsletters „DSB & KI-Update“ nutzen wir Brevo als Marketing- und Versandplattform. Anbieter ist die Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland. Muttergesellschaft ist die Brevo SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich.

Wenn Sie sich zum Newsletter anmelden, werden insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, der Einwilligungsstatus, der Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung sowie technische Nachweisdaten verarbeitet. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail abbestellen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Mit Brevo besteht – soweit erforderlich – ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzinformationen von Brevo: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

6.6 Drittlandübermittlung

Bei den eingesetzten Hosting-, Cloud- und E-Mail-Diensten erfolgt die Verarbeitung nach unserem Kenntnisstand grundsätzlich innerhalb der EU bzw. Deutschlands. Soweit Brevo im Rahmen des Newsletter-Versands Unterauftragsverarbeiter einsetzt und hierbei eine Übermittlung in Drittländer nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nach Angaben von Brevo auf Grundlage geeigneter Datenschutzgarantien im Sinne der DSGVO.

7. Verarbeitung im Detail

7.1 Server-Logfiles (Websitebetrieb)

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Anbieter technisch erforderliche Logdaten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Inhalte).
Zweck: Betrieb, Fehleranalyse, Schutz vor Missbrauch/Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.2 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Angaben werden in unserem geschützten internen CRM auf unserem Webhosting bei ALL-INKL sowie ergänzend in unserer Nextcloud-Kontaktdatenbank gespeichert. Im CRM werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Anliegen, Nachricht, Zeitpunkt der Anfrage, Bearbeitungsstatus, Notizen und ggf. daraus entstehende Kunden- bzw. Serviceinformationen verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation).

7.3 Terminbuchung (Nextcloud)

Zur Terminvereinbarung nutzen wir eine Terminbuchungsfunktion in unserer Nextcloud. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten und Termininformationen zur Planung und Durchführung des Termins.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.4 Seminaranmeldung

Bei der Anmeldung zu Fachseminaren verarbeiten wir Ihre Angaben zur Organisation und Durchführung des Seminars sowie zur Abrechnung (Rechnungsstellung).
Rechtsgrundlage:

•Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Teilnahme)
•Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Abrechnungsunterlagen)
•ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (organisatorische Durchführung)

7.5 Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für den Versand des „DSB & KI-Updates“. Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Eintragung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie die Anmeldung bestätigen müssen. Erst danach werden Sie in den Verteiler aufgenommen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder durch eine Nachricht an uns.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Speicherdauer und Löschung

•Kontaktanfragen und CRM-Leads: Löschung oder Anonymisierung, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen (z. B. Nachweis, laufende Geschäftsanbahnung) entgegenstehen. Werden aus Anfragen Kundenbeziehungen, speichern wir die hierfür erforderlichen Daten für die Dauer der Kundenbeziehung und anschließend nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
•Newsletterdaten: Speicherung bis zur Abmeldung bzw. bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Nach der Abmeldung werden die Daten aus dem aktiven Verteiler entfernt; erforderliche Nachweisdaten können zur Dokumentation der Einwilligung und Abmeldung auf Grundlage berechtigter Interessen für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden.
•Termindaten: Löschung, sobald der Zweck entfällt (Termin durchgeführt/abgesagt), sofern keine weiteren Pflichten bestehen.
•Seminardaten: Abrechnungsrelevante Unterlagen werden aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Pflichten grundsätzlich bis zu 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO / § 257 HGB).
•Server-Logfiles: Speicherung für einen begrenzten Zeitraum zur Gewährleistung des Betriebs und der IT-Sicherheit; Löschung/Anonymisierung erfolgt gemäß den technischen Vorgaben des Hosting-Anbieters.

9. Nutzung unserer Cloud-Plattform (Nextcloud)

Wir betreiben unter der Subdomain nextcloud.dsb-spandau.cloud (Hosting: IONOS SE, Deutschland) eine Instanz der Open-Source-Software Nextcloud zur Speicherung und zum Austausch von Dateien sowie zur Zusammenarbeit.

•Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Zugriffszeiten, Browsertyp sowie im Falle eines Logins die hinterlegten Benutzerdaten.
•Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung eines sicheren Cloud-Speichers und Kollaborations-Tools für berechtigte Nutzer.
•Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und sicheren Organisation unserer Arbeitsabläufe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sofern ein entsprechendes Nutzungsverhältnis besteht.
•Cookies: Die Nextcloud setzt technisch notwendige Cookies (Session-Cookies), um die Anmeldung und die Sicherheit der Sitzung zu gewährleisten. Ohne diese Cookies kann der Dienst technisch nicht bereitgestellt werden. Eine Einwilligung über das Cookie-Banner ist für diese rein funktionalen Cookies nicht erforderlich.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

•Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17)
•Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20)
•Widerspruch (Art. 21)
•Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig für Berlin ist insbesondere:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI), Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Telefon: +49 (0)30 13889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

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