Meine Leistungen als Ihr Datenschutzbeauftragter (DSB)
Compliance-Überwachung (Interne Kontrolle)
Ich übernehme die unabhängige Kontrolle und Beratung zur Einhaltung der Datenschutzregeln:
- ✓Ich überwache die Einhaltung der DSGVO, des BDSG und Ihrer internen Datenschutzrichtlinien.
- ✓Ich überprüfe, ob technische und organisatorische Schutzmaßnahmen angemessen und wirksam sind, zum Beispiel Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Datensicherungen.
- ✓Ich helfe Ihnen, alle Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren. Diese Liste zeigt, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.
- ✓Je nach Paket prüfe ich Ihre Datenschutzdokumentation mindestens jährlich und ergänzend bei neuen Tools, Dienstleistern oder wesentlichen Prozessänderungen.
Ihr Nutzen: Ich helfe, organisatorische Mängel frühzeitig zu erkennen und abzustellen. Dies ist entscheidend, denn bei einer behördlichen Prüfung muss Ihr Unternehmen die Einhaltung der DSGVO nachweisen können. Das ist die Rechenschaftspflicht: die Pflicht, Datenschutzmaßnahmen nachvollziehbar zu belegen.
Management von Betroffenenrechten und Anfragen
Ich bin der erste Ansprechpartner, wenn Menschen ihre Datenschutzrechte geltend machen. Dazu zählen zum Beispiel Kunden, Mitarbeiter, Bewerber oder Website-Besucher.
- ✓Ich diene als Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter, Kunden oder andere Betroffene bei allen Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten und zur Wahrnehmung ihrer Rechte.
- ✓Ich bin der neutrale Vermittler, der Anfragen bearbeitet, beispielsweise wenn jemand Auskunft über seine gespeicherten Daten verlangt (Auskunftsrecht) oder die Löschung seiner Daten wünscht (Recht auf Vergessenwerden).
- ✓Ich bin gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet (außer gegenüber der betroffenen Person selbst).
- ✓In laufenden Betreuungspaketen erhalten Sie je nach Umfang typischerweise innerhalb von 48 Stunden bzw. 24 bis 36 Stunden eine erste Rückmeldung.
Ihr Nutzen: Die Bearbeitung komplexer Anfragen entlastet Ihre Verwaltung und stellt sicher, dass alle Rechte schnell und korrekt erfüllt werden, was Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde vorbeugt.
Risikomanagement bei neuen Projekten
Bei der Einführung neuer Technologien oder Geschäftsprozesse bewerte ich die Risiken:
- ✓Ich berate Sie dabei, Datenschutz von Anfang an in neue IT-Systeme, Webseiten, Formulare und Produkte einzubauen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen zu wählen.
- ✓Wenn Sie Verarbeitungen mit hohem Risiko planen (z. B. umfangreiche Überwachung oder Verarbeitung sensibler Daten), berate ich Sie bei der Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Eine DSFA ist eine strukturierte Risikoanalyse für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Menschen.
- ✓Ein typischer DSFA-Fall ist die Einführung eines KI-Tools, das Kundendaten automatisch bewertet, Bewerbungen vorsortiert oder Gesundheits-, Standort- oder Beschäftigtendaten verarbeitet.
- ✓Ich unterstütze Sie bei der unverzüglichen Meldung von Datenpannen an die Aufsichtsbehörde (innerhalb von 72 Stunden), sollte es doch einmal zu einem Hackerangriff oder Datenverlust kommen.
Ihr Nutzen: Sie können neue Technologien sicher einführen, da die datenschutzrechtlichen Hürden bereits in der Planungsphase geklärt werden, was teure Nachbesserungen vermeidet.
Kooperation mit Behörden
Ich bin Ihr offizieller Kanal zur externen Kontrollinstanz:
- ✓Ich arbeite mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zusammen.
- ✓Ich diene als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde bei allen Fragen, die Ihre Datenverarbeitung betreffen. Dies ist besonders wichtig bei Kontrollen oder wenn eine sogenannte vorherige Konsultation bei besonders risikoreichen Verarbeitungen erforderlich ist.
Ihr Nutzen: Ich vertrete Ihre Interessen gegenüber der Aufsichtsbehörde, gewährleiste eine professionelle Kommunikation und helfe, offene Fragen oder Konflikte schnell zu klären.
Kleine und mittlere Unternehmen verarbeiten täglich Kundendaten, Mitarbeiterdaten und weitere personenbezogene Informationen. Oft fehlt intern die Zeit, diese Prozesse dauerhaft zu prüfen und sauber zu dokumentieren.
Als externer Datenschutzbeauftragter (DSB) übernehme ich die unabhängige Beratung, Kontrolle und Dokumentation auf Basis eines Dienstleistungsvertrages.
Das Ergebnis ist ein nachvollziehbares Datenschutz-Management, das Risiken reduziert und bei Prüfungen gegenüber Behörden belegbar bleibt. Wichtig ist dabei eine Beratung, die im Alltag funktioniert und nicht nur auf dem Papier gut aussieht.
"Herr Baumann betreut unsere Web-Aktivitäten bereits seit über 20 Jahren. Wir sind immer sehr zufrieden und bisher nie von datenschutzrechtlichen Vorfällen betroffen gewesen."
Leistungs-Pakete für die laufende DSB-Betreuung
Die laufende Betreuung richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitenden, zum Beispiel Handwerksbetriebe, Praxen, Dienstleister, Softwareanbieter oder Unternehmen mit mehreren Cloud-Tools und Dienstleistern.
| Paket | Geeignet für | Lieferumfang | Reaktion | Preis |
|---|---|---|---|---|
| DSB Basis | bis 10 Mitarbeitende | Pflichtdokumentation, Datenschutzmanagement aufbauen, jährliches Update | 48 Stunden | ab 149,00 € / Monat |
| DSB Standard | bis 50 Mitarbeitende | jährliches Audit, Schulungen, Tool- und Dienstleisterprüfung | 24 bis 36 Stunden | ab 349,00 € / Monat |
| DSB Premium | bis 250 Mitarbeitende | Managed Service, sensible Daten, Audit- und Zertifizierungsvorbereitung | max. 24 Stunden | ab 799,00 € / Monat |
Der genaue Leistungsumfang wird vor Vertragsstart festgelegt: Anzahl der Beratungsstunden, Audit-Tiefe, Schulungsumfang, Reaktionszeit und mögliche Fahrtkosten werden im Angebot konkret benannt.
Onboarding-Checkliste: die ersten 30, 60 und 90 Tage
Start
Rollen, Ansprechpartner und Unterlagen klären.
Erst-Audit
Webseite, Tools und Dienstleister prüfen.
Dokumente
Verarbeitungsliste, Schutzmaßnahmen und Nachweise aktualisieren.
Betreuung
Neue Tools, Anfragen und Schulungen begleiten.
- Tag 1 bis 30: Erstgespräch, Bestandsaufnahme, Verantwortlichkeiten, vorhandene Dokumentation, Webseiten, Tools, Dienstleister und akute Risiken prüfen.
- Tag 31 bis 60: Verarbeitungsliste, technische Schutzmaßnahmen, Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Betroffenenanfragen und Datenschutzinformationen priorisiert überarbeiten.
- Tag 61 bis 90: Maßnahmenplan finalisieren, Schulungsbedarf klären, Audit-Rhythmus festlegen und laufende Prozesse für neue Tools, Datenschutzvorfälle und Auskunftsersuchen einrichten.
DSFA-Checkliste und Muster-VVT
Für neue CRM-, Newsletter-, KI- oder Bewerbermanagement-Tools prüfe ich strukturiert, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist und welche Dokumentation im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten fehlt.
Wann erforderlich?
Bei hohem Risiko, sensiblen Daten, automatischer Bewertung von Kundendaten, Überwachung oder automatisierten Entscheidungen.
Welche Schritte?
Zweck, Datenflüsse, Risiken, Schutzmaßnahmen und Rest-Risiken bewerten.
Welche Dokumente?
DSFA-Entscheidung, Maßnahmenplan, VVT-Eintrag und Nachweis der Prüfung.
- DSFA-Prüfung: Zweck, Datenarten, betroffene Kundinnen, Kunden oder Beschäftigte, Risiken, Schutzmaßnahmen, Rechtsgrundlage und mögliche vorherige Konsultation.
- Muster-VVT: Verarbeitung, Verantwortliche, Empfänger, Dienstleister, Speicherfristen, technische und organisatorische Maßnahmen.
- Ergebnis: klare Entscheidung, ob eine einfache Dokumentation reicht oder eine vollständige DSFA erstellt werden sollte.
| Verarbeitung | Newsletter-Versand an Kunden und Interessenten |
|---|---|
| Datenarten | E-Mail-Adresse, Name, Einwilligungsnachweis, Versand- und Öffnungsdaten |
| Prüfpunkte | Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Löschfrist, Widerspruchsmöglichkeit, technische Schutzmaßnahmen |
| Auslöser | Einführung eines KI-Tools zur Vorsortierung von Bewerbungen |
|---|---|
| Bewertung | Automatisierte Bewertung personenbezogener Bewerberdaten kann ein hohes Risiko begründen. |
| Ergebnis | DSFA durchführen, Schutzmaßnahmen dokumentieren und Entscheidung der Geschäftsführung festhalten. |
Incident-Response-Flow bei Datenschutzverletzungen
Bei Datenverlust, Fehlversand, Hackerangriff oder unberechtigtem Zugriff zählt eine schnelle, dokumentierte Reaktion. Der Ablauf folgt einem klaren Muster:
Vorfall melden
Interne Meldung auslösen und erste Fakten sammeln.
Erstreaktion
Systeme sichern, Schaden begrenzen und Risiko bewerten.
Meldung prüfen
Aufsichtsbehörde und Kunden oder Beschäftigte bei Bedarf informieren.
Nacharbeiten
Ursache beheben, Maßnahmen dokumentieren und Prozesse verbessern.
- Vorfall sichern: Zugriff stoppen, Beweise sichern, betroffene Systeme und Datenarten erfassen.
- Risiko bewerten: Folgen für Kunden, Mitarbeiter oder andere Betroffene einschätzen.
- Meldepflicht prüfen: Entscheiden, ob innerhalb von 72 Stunden eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlich ist.
- Kommunikation vorbereiten: Geschäftsführung, Dienstleister und gegebenenfalls Kunden oder Beschäftigte informieren.
- Maßnahmen dokumentieren: Ursache, Entscheidung, Meldung und technische oder organisatorische Verbesserungen festhalten.
Beispiel für eine interne Vorfallmeldung
Betreff: Datenschutzvorfall melden
Zeitpunkt der Entdeckung:
Betroffene Systeme oder Dateien:
Welche Datenarten sind betroffen?
Wie viele Personen könnten betroffen sein?
Welche Sofortmaßnahmen wurden bereits umgesetzt?Häufige Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Wann wird ein externer Datenschutzbeauftragter benötigt?
Ein externer DSB ist sinnvoll oder erforderlich, wenn Datenschutz dauerhaft fachlich abgesichert werden soll. Typische Auslöser sind regelmäßig mindestens 20 Personen mit Zugriff auf personenbezogene Daten, sensible Daten, umfangreiche Verarbeitung oder besonders risikoreiche Verfahren.
Was mache ich bei einer Datenschutzanfrage?
Eine Anfrage sollte sofort intern gesichert, dokumentiert und fachlich geprüft werden. Ich unterstütze bei der Einordnung, bei Rückfragen und bei der fristgerechten Antwort an Kunden, Mitarbeiter, Bewerber oder andere Betroffene.
Wie schnell erhalte ich Unterstützung?
In laufenden Betreuungspaketen erhalten Sie je nach Umfang typischerweise innerhalb von 48 Stunden bzw. 24 bis 36 Stunden eine erste qualifizierte Rückmeldung. Bei Datenschutzverletzungen zählt zusätzlich die gesetzliche 72-Stunden-Frist für mögliche Meldungen an die Aufsichtsbehörde.
Was kostet der Service?
Die laufende Betreuung startet ab 149,00 € / Monat. Operative Betreuung beginnt ab 349,00 € / Monat, Managed-Service-Betreuung ab 799,00 € / Monat; die passende Paketgröße hängt von Unternehmensgröße, Datenarten, Tools, Dienstleistern und Beratungsbedarf ab.
Was bedeuten DSGVO, BDSG, TOMs, VVT und DSFA?
DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung, BDSG für Bundesdatenschutzgesetz. TOMs sind technische und organisatorische Schutzmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Backups. Das VVT ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Eine DSFA ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung, also eine Risikoanalyse für besonders sensible oder risikoreiche Datenverarbeitungen.
Weiterführende Informationen
Für die rechtliche Einordnung verweise ich ergänzend auf offizielle Quellen der Europäischen Union und der Datenschutzaufsicht. Diese Informationen ersetzen keine individuelle Beratung, helfen aber bei der Orientierung zu Pflichten, Rollen und Risikobewertungen.
-
DSGVO-Text bei EUR-Lex
Der amtliche Verordnungstext der Datenschutz-Grundverordnung. -
EDPB-Informationen zur Datenschutz-Folgenabschätzung
Hinweise des Europäischen Datenschutzausschusses zu DSFA, hohen Risiken und vorheriger Konsultation. -
Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Offizielle Informationen der Bundesaufsicht, unter anderem zu Datenschutzthemen, Zuständigkeiten und Orientierungshilfen.
Fazit
Zusammenfassend bin ich als externer Datenschutzbeauftragter nicht nur eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht, sondern ein operativer Partner im Risikomanagement, der dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen die komplexen Datenschutzanforderungen erfüllt, wodurch Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig das Vertrauen Ihrer Kunden und Mitarbeiter in Ihren sorgfältigen Umgang mit Daten stärken können.
Interesse geweckt?
Kontaktieren Sie mich für eine persönliche Beratung