KI im KMU – Warum Datenschutz und Sicherheit jetzt Chefsache sind

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Arbeitswelt wie kaum eine Technologie zuvor. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet KI enorme Potenziale, um effizienter zu werden, Kosten zu senken und mehr Kunden zu gewinnen. Doch einfach nur ein KI-Tool einschalten, reicht nicht aus. Wer erfolgreich bleiben möchte, muss die gesetzlichen Anforderungen und Datenschutz-Risiken verstehen – denn diese sind seit Kurzem Arbeitgeberpflicht.

1. Die neue Pflicht: KI-Kompetenz und der EU AI Act

Die wichtigste Nachricht vorweg: Ab Februar 2025 tritt eine neue Arbeitgeberpflicht in Kraft – die Sicherstellung der KI-Kompetenz der Mitarbeiter, basierend auf der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz. Das bedeutet:

  • ✓Rechtliche Absicherung: Unternehmen müssen jetzt handeln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Bußgelder zu vermeiden.
  • ✓Klare Richtlinien: Die EU-Regulierung verlangt von Unternehmen, Richtlinien für die sichere Nutzung von KI zu entwickeln und Mitarbeiter für Chancen und Risiken zu sensibilisieren.
  • ✓DSGVO und KI-Act gehören zusammen: Die Einhaltung des EU AI Act und der DSGVO wird von Experten als Einheit betrachtet. Wenn Sie KI nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass dies AI Act-konform und DSGVO-konform geschieht.

2. Die größten Stolperfallen beim KI-Einsatz in KMUs

Viele KMUs fragen sich: Wo fangen wir überhaupt an? Bevor es um die Implementierung von Tools oder die Automatisierung geht, müssen grundlegende Fragen im Fokus stehen:

  • ✓Fehlende Strategie: Ohne eine klare Strategie besteht die Gefahr, den Anschluss an die technologischen Entwicklungen zu verlieren. Schlimmer noch: Wenn keine klare Einschätzung des Bedarfs erfolgt, können Investitionen verpuffen oder Prozesse ineffizient bleiben, was teuer werden kann. Eine fundierte Analyse hingegen spart Geld, Nerven und Zeit.<
  • ✓Datensicherheit und Vertraulichkeit: Sobald KI-Systeme Daten verarbeiten, ist die Datensicherheit zentral. Professionelle Berater stellen sicher, dass die Arbeit DSGVO-konform erfolgt und ausschließlich sichere Tools gemäß BSI- und ISO-27001-Richtlinien genutzt werden, insbesondere wenn die Daten direkt in Ihrem IT-System verarbeitet werden.
  • ✓Mangelnde Kompetenz: Mitarbeitende sehen KI oft als Überforderung oder Spielerei und blockieren künftige Initiativen, wenn sie nicht mitgenommen werden. Ihre Mitarbeiter sind jedoch der Schlüssel zum KI-Erfolg.

3. Der Weg zur rechtssicheren und strategischen KI-Nutzung

Ihr Ziel sollte es sein, die komplexe Veränderung strukturell, technisch und menschlich zu verankern.

  1. 1.Klarheit schaffen: Beginnen Sie mit einer individuellen Analyse Ihrer Ziele und Herausforderungen, um erste Potenziale und Handlungsfelder zu ermitteln.
  2. 2.Strategie entwickeln: Basierend auf dieser Analyse wird ein individueller KI-Fahrplan mit einer klaren KI-Vision und konkreten Umsetzungsschritten entwickelt.
  3. 3.Team schulen: Machen Sie Ihre Mitarbeiter KI-fit durch praxisnahe Schulungen. Nur wenn das Wissen nicht nur erzeugt, sondern auch verankert wird (durch Trainings und Qualifizierung), stellen Sie den Transfer sicher.

Keine Sorge, wir helfen Ihnen!

Die Herausforderung im KMU liegt darin, Technologie, Strategie und rechtliche Sicherheit ganzheitlich zu betrachten. Weder dürfen Sie Marktchancen ungenutzt lassen, noch dürfen Sie die neuen gesetzlichen Anforderungen ignorieren. Hier kommt die Kombination aus externem Datenschutzbeauftragten (DSB) und KI-Beauftragtem ins Spiel. Als Ihr strategischer Partner:

  • ✓Bieten wir Klarheit und Orientierung: Wir helfen Ihnen, von der ersten Analyse bis zur finalen Implementierung passgenauer Lösungen.
  • ✓Sorgen wir für Compliance: Wir fungieren als „One-stop-shop“, der KI-Compliance (EU AI Act) und Datenschutz (DSGVO) abdeckt und Sie dabei unterstützt, KI rechtssicher einzusetzen.
  • ✓Entwickeln wir Strategien: Wir erarbeiten Ihren individuellen Fahrplan und sorgen dafür, dass die KI-Strategie auf Ihre spezifischen Herausforderungen und Ziele ausgerichtet ist.

Die DSGVO wurde bewusst technologieneutral konzipiert, lässt aber die Anwendung auf neue Systeme zu. Die Datenschutzkonferenz (DSK) und der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) sind aktiv und veröffentlichen Orientierungshilfen, um die Anwendung der DSGVO auf generative KI-Systeme zu präzisieren. Warten Sie nicht, bis die Aufsichtsbehörde in Ihrem Unternehmen die Rechtswidrigkeit Ihrer KI-Basisprozesse feststellt. Wir helfen Ihnen, die komplexen Interessenabwägungen zu dokumentieren und die notwendigen Transparenzpflichten umzusetzen.

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